Binnen een bedrijf is het belangrijk documenten overzichtelijk en efficiënt te bewaren. Wanneer essentiële informatie namelijk niet goed te vinden is omdat de collega (die natuurlijk nét wanneer jij het zoekt op vakantie is) het op een onbekende plek heeft opgeslagen, creëert dit chaos. Op termijn kan je zelf zeggen dat een rommelig beheersysteem bedrijfsprocessen in de weg kan staan. Een DMS-systeem kan hierin een uitkomst bieden.
Wat is DMS?
DMS staat voor Document Management Systeem, ofwel document beheersysteem. De afgelopen jaren is DMS steeds belangrijker geworden voor bedrijven, omdat deze steeds meer informatie moeten opslaan en online overzichtelijk moeten houden. En dan helpt het natuurlijk niet als iedereen hun documenten op andere plekken bewaard en op andere manieren verstuurd. Een DMS helpt met de structuur terug te krijgen door een platform te creëren waarop alle documenten worden bewaard. Feitelijk is er één grote database, waarin de documenten kunnen worden teruggevonden, maar waarin ook gelijktijdig kan worden gewerkt en onderling verstuurd.
Overzicht
Het zit hem eigenlijk al in de naam: een DMS document beheer. Het gewonnen overzicht is een enorme pré, vooral in een gedigitaliseerd bedrijf. Het overzicht is daarnaast handig wanneer onderling veel bestanden gedeeld en/of verbeterd moeten worden. Deze hoeven niet langer via email of transfers worden verzonden, maar zijn constant in dezelfde map te vinden. Zo wordt er minder snel over dat ene belangrijke mailtje heen gelezen.
Veiligheid
Ook worden de beheerde documenten online goed beveiligd en slim ingericht. Zo kunnen niet alle collegae toegang verkrijgen tot dezelfde documenten en valt in te stellen wie wat wel en niet mag komen te zien. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk privacygevoelige documenten veilig te bewaren, zoals arbeidsovereenkomsten, diploma’s en ander personeelsbeheer. Door deze op één centrale, beveiligde plek te bewaren blijft het overzichtelijk, maar worden de gegevens van werknemers gewaarborgd.
Zoek en vind
Binnen een efficiënt ingerichte DMS is alle informatie makkelijk te vinden. Ook zijn er vaak zoekfuncties die de opgevraagde documenten binnen een mum van tijd tevoorschijn kunnen halen. Zo hoef je zelf niet alle mapjes door te spitten voor dat ene mailtje van vorige week.
Workflow
Maar het grootste voordeel van een DMS blijft toch wel de verbeterde werkstroom, door onder andere de automatisering van bijvoorbeeld het verwerken van facturen en contracten, en het beheer van mailboxen. Deze gedigitaliseerde bedrijfsprocessen bevorderen de communicatie en zorgen voor overzicht van de werknemers. Dit scheelt je weer een hele boel administratieve kosten, maar vooral, tijd!
